IP-телефония дает бизнесу много возможностей для эффективной коммуникации. Но чтобы все работало без перебоев, важно правильно ее подключить и настроить. Что здесь самое главное — рассказываем в статье. Осторожно: нюансов много.
Как работает IP телефония
IP-телефония — это технология передачи голосовой информации через интернет. Работа IP телефонии основана на преобразовании аналогового голоса в цифровой формат, который передается по сети в виде пакетов данных. Использование интернета позволяет снизить стоимость звонков, а также предоставляет возможность передачи не только голосовой информации, но и видео, текстовых сообщений и других данных.
При работе IP телефонии аудиосигнал сначала цифровизируется, затем разбивается на пакеты данных и передается по сети с использованием протокола IP. На принимающей стороне эти данные собираются обратно в единый аудиосигнал, который воспроизводится на телефоне или другом устройстве.
Преимущества IP телефонии включают в себя масштабируемость, гибкость настройки, возможность интеграции с другими приложениями, а также улучшенное качество звука благодаря использованию цифровой технологии передачи данных. IP телефония является эффективным и современным решением для междугородней и международной связи как в офисных, так и в домашних сетях.
Что учесть перед подключением IP-телефонии
Сначала бизнесу нужно определиться, какие задачи будет выполнять айпи телефония. Для этого нужно продумать:
1. Количество каналов
Бывает, что у компании большой поток звонков, и несколько людей звонят в компанию одновременно. Чтобы обработать все вызовы и не терять клиентов, нужен многоканальный номер. Если оператор занят и уже с кем-то разговаривает, другой звонящий вместо сигнала «занято» услышит просьбу подождать на линии, а его звонок встанет в очередь — например, перейдет на свободного сотрудника. Сколько каналов подключит бизнес, столько звонков он и сможет принять в определенный момент времени.
2. Коммуникационные задачи
Когда компания определилась с канальностью, нужно понять, какой функционал этот номер должен выполнять при входящих, исходящих и внутренних звонках. Это позволит определить, какие функции телефонии в приоритете, а какие нет. Возможностей у IP-телефонии много, поэтому стоит продумать все заранее — об этом поговорим чуть позже.
3. Количество сотрудников
К телефонии нужно подключить каждого сотрудника, работающего со звонками. Кроме того, для быстрого доступа некоторым, например, бухгалтеру, которому часто нужно общаться с другими сотрудниками, понадобятся личные, короткие номера.
От задач телефонии зависит, какое понадобится оборудование и какого провайдера выбрать.
Обеспечьте рабочие места телефонной связью
Схемы подключения IP-телефонии
Основных схем подключения айпи телефонии две: с оборудованием или без него.
После схемы подключения выбирают АТС. Это коммутатор, который отвечает за разные сценарии работы телефонии. Через него проходят входящие и исходящие звонки. Базово он соединяет абонентов и распределяет вызовы, но у АТС есть много других функций — например, она переадресует звонки, включает голосовое меню, автоответчик и выполняет много других задач.
АТС может быть виртуальной, то есть находиться у провайдера. Второй вариант — установить аппаратную АТС в офисе компании. Она бывает двух видов: с аналоговым или цифровым оборудованием.
Управляйте корпоративной телефонией централизованно с удаленным доступом и гибкими настройками
Как выбрать провайдера
Провайдер — это компания, которая подключает и настраивает телефонию, а при необходимости может дать в аренду или продать IP-телефоны, предоставить услуги облачной АТС.
Подключать IP-телефонию лучше у своего интернет-провайдера. Во-первых, качество работы телефонии напрямую зависит от интернета. Провайдер сможет корректно рассчитать, какая скорость потребуется конкретному оборудованию, чтобы все работало без перебоев.
Во-вторых, многие компании предоставляют комплексное подключение — интернет и телефонию. Это часто получается дешевле, чем если подключать их по отдельности.
Ниже — список параметров, на которые еще нужно обращать внимание при выборе провайдера.
Стоимость IP телефонии
Что нужно проверить:
Из чего складывается абонентская плата
Абонентская плата — это фиксированный разовый платеж. Она может быть единой или индивидуальной. В единых тарифах цену указывают за определенное количество подключенных рабочих мест, а в индивидуальных — за одного сотрудника. Стоит посчитать, как выгоднее подключаться.
Сколько внутренних и внешних номеров нужно подключить
Часто провайдеры включают в тарифный план определенное количество номеров: например, в простых тарифных планах, как правило, их не более трех. Чем больше нужно подключить, тем дороже это обойдется бизнесу. Канальность номера обычно тоже ограничена тарифом.
Сколько стоят звонки
Стоимость вызовов у разных провайдеров отличается. А тарификация может быть поминутной или посекундной. Посекундная часто выгоднее для коротких исходящих звонков — например, когда оператор оповещает клиента об акции и сразу кладет трубку. Поминутная выгоднее для длинных разговоров, например, обращений в техподдержку. На входящие вызовы часто подключают пакеты минут — так получается дешевле.
Еще нужно учитывать, куда компания звонит чаще. У многих провайдеров звонки в Москву и Санкт-Петербург стоят дешевле, чем в регионы.
Сколько стоит виртуальная АТС
У одних компаний в тариф входит весь набор функций виртуальной АТС, у других — часть функционала нужно подключать отдельно. Например, часто приходится доплачивать за запись разговоров, автоинформирование, групповые конференции, алгоритмы распределения.
Функциональность
Чем больше возможностей есть у провайдера, тем лучше. Бывает так, что бизнес растет, и ему нужно улучшать телефонию, добавлять новые функции, а у провайдера нет такой возможности. Придется переподключаться — часто это долго и неудобно. Например, при переходе может потеряться база с записью звонков или аналитика по вызовам.
Чем отличаются разные провайдеры
Пул номеров
Бизнесу может понадобиться федеральный номер в формате «8-800», московский, региональный или номер сотового оператора. Те, кому важен имидж, могут выбрать запоминающиеся номера, они тоже бывают разными.
У каждого провайдера есть свой номерной фонд. Разница в географии и условиях предоставления номера. Например, у некоторых компаний нет номеров с кодом нужного региона. Другие провайдеры не могут подключить международный номер. Это важно учесть, если бизнес планирует расширяться.
Условия подключения у всех компаний тоже разные: отличается стоимость подключения разных категорий номеров и абонентская плата за их обслуживание.
Возможности виртуальной АТС
Некоторые функции АТС базовые — их предоставляют практически все компании. К ним относится очередь звонков, статистика и отчеты, возможность интеграции с CRM, переадресация на мобильный, голосовое меню. Но часть компаний, например, не может предложить клиентам запись звонков, конференц-связь или сквозную аналитику. У них попросту нет нужных возможностей для подключения этих функций.
Интеграция с другими сервисами
Если настроить интеграцию телефонии с CRM, они будут работать как единая слаженная система. Это удобно: можно звонить и хранить информацию по коммуникации с клиентом в одном интерфейсе. Программы обмениваются между собой данными, и настроить все так, чтобы процесс проходил корректно, не всегда возможно. Лучше пользоваться готовыми партнерскими интеграциями, которые создают компании-разработчики. Поэтому при выборе провайдера, стоит проверить, есть ли у него готовые интеграции с нужной CRM или другими сервисами.
Простой личный кабинет
Он позволяет управлять услугой без обращения к провайдеру с доступом 24/7. С помощью личного кабинета можно самостоятельно настроить телефонию под задачи бизнеса — сохранять звонки, настроить переадресацию, подключить голосовую почту и многое другое.
Оборудование
Как правило, при подключении IP-телефонии есть два сценария:
- Бизнес хочет сохранить возможность общаться привычным способом — например, с мобильного или аналоговых офисных телефонов.
- Удобнее создать телефонию с нуля — установить IP-телефоны или софтфоны, подключить АТС.
Важно, чтобы провайдер мог обеспечить комфортный и выгодный способ подключения: мог продать или предоставить в аренду нужное оборудование или настроить офисное так, чтобы переход на новую технологию был комфортным.
Защита и безопасность данных
При виртуальных звонках голосовые сообщения передаются по сети. Если злоумышленники взломают сеть, то получат доступ к звонкам. Стоит уточнить у провайдера, какое шифрование и технологии он использует для защиты. Например, Дом.ру Бизнес использует для телефонии не интернет, а собственные сети — посторонний не сможет туда попасть.
Установка IP телефонии в офисе
- Подключить услуги.
Оставьте на сайте провайдера заявку. Менеджеры перезвонят, назначат день презентации или расскажут подробности. Если все устроит, подпишите договор с провайдером. - Затем нужно зарегистрироваться в личном кабинете на сайте провайдера и оплатить тариф.
- Настроить телефонию.
Процесс настройки IP-телефонии зависит от провайдера. Обычно он дает инструкцию или предоставляет менеджера.
Пример стандартной настройки телефонии:
- провайдер высылает письмо с логином и паролем для личного кабинета;
- нужно войти в ЛК на сайте провайдера, проверить подключение всех услуг, добавить сотрудников и включить их в схему распределения звонков на номере.
Дальше нужно настроить оборудование. Если компания покупает IP-телефоны или шлюзы у провайдера, их привезут в офис уже настроенными
Если бизнес использует софтоны, их тоже нужно настраивать. Есть много универсальных приложений, но лучше пользоваться ПО, которое предоставляет провайдер. Такие софтфоны созданы специально для конкретной IP-телефонии и полностью раскрывают ее возможности. Кроме того, не придется тратить время на его настройку — все это сделает провайдер.
Что портит работу IP-телефонии
Бывает так, что компания подключила телефонию, все настроила, но связь обрывается, при разговоре слышны щелчки, эхо. Есть несколько причин, почему так происходит.
Слабый интернет
Проверьте, нет ли у провайдера проблем на линии. В этом помогут рейтинги операторов, отзывы клиентов и статистика по авариям. Интернет для телефонии должен быть стабильным: если за последний месяц в сети компании более двух раз произошли разрывы, стоит выбрать другого провайдера.
Другая ситуация: провайдер указывает в тарифе скорость «до», например до 100 Мбит/с. Скорость должна быть гарантированной, иначе звонки будут постоянно прерываться.
Неподходящий роутер
Роутер для IP-телефонии нужен специальный. Например, лучше выбирать модели с приоритезацией голосового трафика. Это функция, которая анализирует проходящий трафик, определяет в нем пакеты IP-телефонии и отдает приоритет их передаче. Так, если сотрудники смотрят видео или пользуются облачными сервисами, их активность не повлияет на работу телефонии.
На случай перебоев в сети подойдут маршрутизаторы с USB для подключения 4G модема. Если что-то случится со связью, офис сможет перейти на резервный канал. Кроме того, нужно правильно рассчитать зону покрытия сети, чтобы сигнал покрывал все рабочие места.
Роутеры лучше покупать у провайдера. Специалисты компании подберут нужную модель под заданные условия, обновят прошивку устройства и усилилят функции защиты и бесперебойности связи.
Неправильные настройки
Если настроить телефонию неправильно, звонки попросту не пройдут. Стоит доверить процесс специалисту провайдера.
Как организовать IP-телефонию: советы
- Первое — определить задачи работы телефонии и основные вводные для подключения. Главное, что повлияет на выбор оборудования и провайдера — количество линий и подключенных рабочих мест, а еще — возможности телефонии, которые планирует использовать бизнес.
- Второе — выбрать провайдера. Работа телефонии напрямую зависит от интернета, поэтому лучше обратиться к своему интернет-провайдеру, чтобы вышло выгоднее. Еще при выборе стоит ориентироваться на стоимость тарифов и возможности провайдера — какие функции телефонии и ее защиту он может предоставить, какое оборудование подключить.
- Третье — настроить телефонию. Это тоже лучше поручить провайдеру: он сам настроит IP-телефоны, подключит шлюзы и поможет установить софтфоны. Важно сделать все правильно: если ошибиться, звонки не будут проходить.